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27.01.2014

Reisekostenrecht 2014: Diese Änderungen sollten Sie kennen

Reisekostenrecht 2014: Diese Änderungen sollten Sie kennen

Wer vorübergehend eine zweite Tätigkeitsstelle übernimmt, die außerhalb der eigenen Wohnung und der ersten Arbeitsstätte liegt, kann die dafür anfallenden Reisekosten steuerlich geltend machen. Seit 1. Januar 2014 ist die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts in Kraft getreten. Die Reform verursacht einige Veränderungen bei der steuerlichen Veranlagung der Reisekosten, die Sie kennen sollten.

Die Definition der ersten Tätigkeitsstätte

In § 9 Abs. 4 EStG n. F. ist die erste Tätigkeitsstätte gesetzlich definiert. Sie ersetzt den bisher gültigen Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte. Die Begriffsänderung macht deutlich, dass es nicht mehr auf das regelmäßige Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers ankommt. Es ist zukünftig unerheblich, in welchem Umfang der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit an der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte ausübt. Stattdessen wird die erste Tätigkeitsstätte durch den Schwerpunkt der Arbeitnehmertätigkeit bestimmt.

Die Definition legt fest, dass

  • ein Arbeitnehmer ab sofort eine oder gar keine erste Tätigkeitsstätte haben kann. Dies hat den Hintergrund, dass es ihm Rahmen eines Dienstverhältnisses maximal einen Schwerpunkt geben kann.
  • der Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstelle dauerhaft bzw. bis auf weiteres tätig sein muss. Die Dauerhaftigkeit wird anhand einer Prognose zu Beginn der Tätigkeit getroffen. Es reicht aus, wenn der Arbeitnehmer mehr als 48 Monate in der ersten Tätigkeitsstelle tätig sein wird.
  • als erste Tätigkeitsstätte ortsfeste betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers oder eines mit dem Arbeitgeber verbundenen Dritten (z. B. ein Kunden) gelten.
  • die Tätigkeitsstätte als erste gilt, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt, wenn mehrere Arbeitsorte in Frage kommen.
  • als erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung gilt, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig ist oder mindestens 30 Prozent seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit leistet, wenn eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nicht möglich oder uneindeutig ist.
  • der Arbeitnehmer der ersten Tätigkeitsstelle arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet sein muss.
  • die Zuordnung mit Reisekostenabrechnungen, -richtlinien, Vermerke oder Notizen zu dokumentieren ist.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick

Durch die Gesetzesreform und die Neudefinition ergeben sich einige Änderungen bei der steuerlichen Berücksichtigung der Reisekosten.

Fahrtkosten

Durch die Neudefinition ist nun festgelegt, dass der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte keinen steuerfreien Reisekostenersatz erhalten kann und der Dienstwagen nach der 0,03 %-Regelung zu versteuern ist.

Verpflegungsmehraufwand

Entweder kann der Arbeitgeber für den Verpflegungsmehraufwand eine steuerfreie Pauschale gewähren oder der Arbeitnehmer macht die Pauschale als Werbungskosten selbst steuerlich geltend. Für die Abwesenheitszeit können folgende Pauschalen angesetzt werden: Bei einer eintägigen Dienstreise von mehr als acht Stunden beträgt die Pauschale 12 Euro im Inland sowie im Ausland zwei Drittel der jeweiligen Auslands-Tagespauschale. Bei mehrtägigen Dienstreisen sind es 24 Euro im Inland sowie die volle Auslands-Tagespauschale. Für den An- und Abreisetag gelten allerdings die Pauschalen für die eintägige Dienstreise.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten, die während einer Auswärtstätigkeit entstehen, werden vollumfänglich übernommen, sofern die Notwendigkeit der Übernachtung vorliegt. Allerdings werden Übernachtungskosten nur für 48 Monate übernommen. Danach werden bei Inlandsübernachtungen noch 1000 Euro steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen.

Dreimonatsfrist

Die Dreimonatsfrist bleibt erhalten. Das heißt, im vierten Monat einer auswärtigen Tätigkeit an demselben Ort kann die Verpflegungspauschale nicht mehr steuerfrei gezahlt oder als Werbungskosten abgesetzt werden. Wird die auswärtige Tätigkeit nach einer Unterbrechung von vier Wochen wieder aufgenommen, zählt die Frist neu. Durch die Reform ist nun der Grund für die Unterbrechung irrelevant. Auch ein Urlaub oder eine Krankheit werden als Unterbrechung gewährtet.

Mahlzeitengestellung

Vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten während der auswärtigen Tätigkeit sind mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber lautet und der Rechnungsbetrag nicht höher als 60 Euro (bisher 40 Euro) liegt. Dies gilt jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale erhält. Bei einer Vollverpflegung des Arbeitnehmers, die der Arbeitgeber stellt, dürfen daher ab sofort keine Pauschalen mehr steuerfrei gezahlt werden.

Doppelte Haushaltsführung

Durch die Reform sind die erstattungs- oder abzugsfähigen notwendigen Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung auf 1.000 Euro pro Monat begrenzt. Außerdem ist die finanzielle Beteiligung an der Wohnung am Lebensmittelpunkt nachzuweisen, wenn der Arbeitnehmer ledig ist. Hat er jedoch die Steuerklasse III, IV oder V l wird die finanzielle Beteiligung automatisch unterstellt.

Worauf sollte man nach der Reform beachten?

Für alle zukünftigen auswärtigen Tätigkeiten sind mit Jahresbeginn die Neuerungen der Reform anzuwenden. Für Tätigkeiten, die vor dem 1. Januar 2014 begonnen wurden, muss die Zuordnungsentscheidung bzw. deren Dokumentation nachgeholt werden, sofern nicht bereits eine maßgebliche Zuordnung oder Dokumentation vorliegt. Weiterhin sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer, welche die Reisekosten elektronisch abrechnen, sicherstellen, dass ihre Software die Gesetzesänderung berücksichtigt. Aktuelle Software für die Reisekostenabrechnung 2014 ist beispielsweise "Reisekosten" von Lexware (Hier gelangt man zur Seite des Anbieters).

Bei Fragen oder für ausführliche Informationen können Sie sich an die zuständige IHK, einen Steuerberater oder an Ihr Finanzamt wenden. Das offizielle Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts 2014 stellt ebenfalls alle Änderungen ausführlich dar.

 

Bildquelle © pixabay/Alexas_Fotos Lizenz: CC0-Lizenz

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