Kosten und Vergütung bei Dienstreisen

Dienstreise-Regeln mit dem Chef besprechen. Vergütung und Kostenübernahme am besten vorab klären. Wer für seinen Arbeitgeber auf Dienstreise geht, ist währenddessen oft länger unterwegs als er normalerweise im Büro arbeiten würde.

Dennoch gibt es dafür keine gesonderte Bezahlung, da die eigentliche Reisezeit, zumindest mit öffentlichen Verkehrsmitteln, als Ruhezeit eingestuft wird.

Weist der Chef den Mitarbeiter jedoch klar an, auch im Bus, Zug oder Flugzeug zu arbeiten, ist eine Vergütung fällig – sofern dadurch Überstunden anfallen.

Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber vorschreibt, den Dienstwagen oder Privatwagen zu benutzen. „Dann muss sich der Arbeitnehmer unterwegs auf den Straßenverkehr konzentrieren und kann sich in dieser Zeit natürlich auch nicht ausruhen“, erklärt Anne Kronzucker, Rechtsexpertin der D.A.S., Europas Nr. 1 im Rechtsschutz.

Reisekostenerstattung häufig pauschal

Aufwendungen, die im Zuge der Dienstreise entstehen, also Fahrtkosten, Übernachtungskosten und so genannte Verpflegungsmehraufwendungen, muss der Arbeitgeber erstatten.

Im einfachsten Fall hat der Reisende eine Firmenkreditkarte dabei, mit der er die anfallen Kosten direkt begleichen kann.

Ansonsten muss er die Reisekosten anhand von Belegen nachweisen und bekommt das Geld zurück. Da manche Unternehmen nur Pauschalen in Höhe der steuerlichen Freibeträge erstatten, sollte man sich vor Reiseantritt über die Geflogenheiten der Firma informieren.

„Beispielsweise um unüblich hohe Hotel- sowie Bewirtungskosten von vorneherein zu vermeiden. Klare Übereinkünfte sind auch ratsam, wenn man den Partner auf Dienstreise mitnehmen möchte“, rät die D.A.S.-Expertin.

Vorsicht bei Fahrten mit dem eigenen PKW

Wer mit dem eigenen Auto auf Dienstreise geht, kann in der Regel die steuerliche Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer abrechnen.

Damit sind nicht nur Benzinkosten, sondern auch Abnutzung, Versicherung usw. abgegolten. Verursacht der Arbeitnehmer während einer Dienstreise mit seinem Privatwagen einen Unfall, hat er unter gewissen Voraussetzungen Anspruch auf Schadensersatz durch den Arbeitgeber:

Bedingung ist, dass der Chef die Nutzung des privaten PKW vorschreibt oder das Auto für Transporte eingesetzt wird, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht möglich wären.

„Ob der Arbeitgeber dann für den gesamten Schaden oder nur anteilig haftet, hängt aber wiederum von der Frage ab, wie fahrlässig der Fahrer den Unfall herbeigeführt hat“, erklärt D.A.S.-Expertin Kronzucker.

Pressemitteilung der D.A.S.